Folge 8: Gute Verwaltung ist kein Zufall

00:00:02: Offen, ehrlich und ein bisschen cake auf einen Kaffee mit Petra.

00:00:06: der Podcast

00:00:07: über die Themen unserer Stadt.

00:00:10: Bei der Verwaltung passiert ja eh nichts.

00:00:13: diesen Satz hat wahrscheinlich

00:00:14: fast jede und jeder schon

00:00:15: mal gehört vielleicht auch selbst gesagt.

00:00:18: aber stimmt das eigentlich?

00:00:20: Oder sieht

00:00:21: man von außen oft nur das Ergebnis

00:00:23: und nicht die Abläufe Zuständigkeiten

00:00:24: und Hürden dahinter?

00:00:26: in dieser Folge

00:00:27: spricht Felix

00:00:28: mit Petrah darüber wie Verwaltungen

00:00:30: besser funktionieren

00:00:30: kann.

00:00:31: Es geht um Menschen, die im Rathaus arbeiten.

00:00:34: Um Prozesse, die manchmal komplizierter sind als nötig... ...um Digitalisierung, Vertrauen und Ute für Petra Ackert warum sie nicht über die Verwaltung schimpfen möchte sondern lieber verstehen

00:00:45: will wo es

00:00:46: hakt und wie man Hürden aus dem Weg räumen kann.

00:00:48: Eine Folge für alle, die sich schon mal gefragt haben Warum dauert das eigentlich so lange?

00:00:53: Wer ist dafür zuständig?

00:00:55: Und wie könnte eine Stadtverwaltung aussehen, die wirklich gut für die Menschen

00:00:58: arbeitet?

00:00:59: Also

00:01:00: Kaffee bereitstellen und reinhören.

00:01:05: Petra, schön heute dass wir wieder uns zusammensetzen und über das nächste Thema sprechen.

00:01:10: Hallo Felix!

00:01:11: Schön dass du da bist.

00:01:13: Und zwar höre ich auf den Satz bei der Verwaltung Da passiert ja eh nichts.

00:01:20: Wie geht es dir damit wenn Du das hörst?

00:01:23: Ja also Heute höre Ich das ja mit einem etwas anderen Ohr als vielleicht ab dem ersten November.

00:01:28: Ab dem ersten November fühle ich mich ziemlich verantwortlich dafür, dass so über die Stadtverwaltung gesprochen wird.

00:01:34: Der ich ja gerne vorstehen möchte.

00:01:36: als Bürgermeisterin und ich bin mir aber ziemlich sicher wenn man hinter die Kulissen gucken kann was ich erst ab erster November könnte würde ich feststellen das die meisten Probleme nicht deshalb entstehen weil die Leute ihre Arbeit nicht können sondern da haben wir gut ausgebildete Menschen.

00:01:52: Da bin ich fest überzeugt von den Menschen machen ihren Job so gut sie können Und wenn etwas nicht gut läuft, geht es für mich als Führungskraft darum rauszukriegen.

00:02:03: Wie schaffe ich die Hürden aus dem Weg damit sie wirklich ihre Arbeitsleistungen gut auf die Straße bringen können?

00:02:08: Das heißt, die Mitarbeitenden sind gar nicht das Problem!

00:02:12: Ich hoffe mal dass die Stadtspringe genauso ist wie alle anderen Unternehmen auch.

00:02:17: Ganz häufig gibt es meiner Erfahrung nach die Situation, dass Prozesse nicht zueinander passen.

00:02:22: Dass Informationen nicht fließen das Abstimmungen fehlen oder manchmal auch das Ziel.

00:02:27: was wollen wir eigentlich diese Woche dieses Quartal oder insgesamt als Stadtverwaltung erreichen und wie wollen wir uns auch präsentieren?

00:02:33: Nach außen für die Bürgerinnen und Bürger aber auch in Richtung Rat denn auch da haben wir ja eine wichtige Schnittstelle.

00:02:40: also du sagst Es liegt nicht an den Menschen sondern am System drum herum.

00:02:46: Kannst du uns da mal mitnehmen, wo bricht so ein Prozess typischerweise zusammen?

00:02:55: Also das wichtigste in jedem Job ist ich brauche die Informationen, die notwendig sind um meinen Job reibungslos erledigen zu können.

00:03:03: Und wenn diese Information nicht so gebündelt die Person erreichen die sie kennen müssen dann haben wir die erste Hürde gibt's nämlich eine unnötige Schnittstelle, dann arbeite ich an einem Thema nach meinem Wissensstand.

00:03:15: Eigentlich gibts was Neues!

00:03:16: Ich gebe meinen Thema weiter an den nächsten Schreibtisch.

00:03:19: der weiß aber weil.

00:03:21: bei der Person ist die Veränderung im Prozess gelandet.

00:03:24: Ups so geht es gar nicht und reicht das wieder zurück.

00:03:27: Und dann macht Person A folgendes und arbeitet nach Das heißt ich habe einen Vorgang doppelt auf dem Tisch muss ihr doppelt bearbeiten.

00:03:36: Selbstverständnis für alle Menschen, die berufstätig sind und ihren Job versuchen ordentlich zu machen.

00:03:41: Da hat keiner Lust zu!

00:03:42: Und diese Stellen ist also Informationen sind ein Beispiel.

00:03:47: aber da gibt es sicherlich noch eine ganze Menge anderer Dinge.

00:03:51: in der Verwaltung gibt's ja auch wirklich ganz schön viele verwaltungsrechtliche Vorgaben, die da an dieser Stelle berücksichtigt werden.

00:03:58: und das gehört im Großen und Ganzen auch zum Thema Information.

00:04:03: dass jemand sagt, wofür bin ich eigentlich zuständig?

00:04:05: Das ist eine Diskussion.

00:04:07: Die kenne ich auch aus der Sparkasse.

00:04:09: Es kommt ein Problem auf mich zu, wenn das aus einer Kundenrichtung kommt, bin ich erst mal als Mitarbeiterin der Sparkasse immer zuständig!

00:04:17: Nein ab sofort nicht bei mir melden, wenn irgendwie der Kontostand nicht passt.

00:04:20: aber ich helfe euch gerne weiter, dass ihr eure Ansprechpartnerin findet und muss mich ansprechbar fühlen und zuständig fühlen diesen Vorgang entgegenzunehmen und auch so solide entgegend zu nehmen dass ich in der Verwaltung in diesem Fall damit bestmöglich weiterarbeiten kann und die Ergebnisse auf einem möglichst effektiven Weg erzielt werden können.

00:04:39: Reicht das so als Beispiel, kannst du das nachvollziehen?

00:04:41: Ja,

00:04:42: d.h.,

00:04:42: du hast jetzt endlich in der Sparkasse auch schon Dinge dafür mitnehmen können und das ist auch ein bisschen was, was du jetzt momentan möglicherweise dann in der verwaltung vermisst, was man dann auch anpassen könnte

00:04:55: Das würde ich ja feststellen, ob ich das in der Verwaltung vermisse.

00:04:58: Da blicke ich im Moment von draußen rein.

00:05:00: Gibt es da so eine Vereinbarung?

00:05:02: Dass man sagt alles klar!

00:05:03: Ich fühle mich erst mal soweit zuständig den Vorgang so weit dem Bürger oder der Politikerin abzunehmen dass wir wirklich in der verwaltung das fertig bearbeiten können.

00:05:15: gibt es dazu im Moment herausfordern.

00:05:17: Gibt's da Probleme?

00:05:18: Ich höre das schon, ich würde es mir aber gerne mit eigenen Augen tatsächlich angucken und mir ein eigenes Bild davon machen.

00:05:24: Aber ja in thirty- vier Jahren Sparkasse habe ich eine ganze Menge an Dingen erlebt die gut laufen.

00:05:31: Davon bringe ich was mit Und auch an Dingen Die erst jetzt gut laufen und vorher vielleicht auch mal Hürden hatten und die müssen immer aus dem Weg geräumt werden.

00:05:39: also Da ist mein Werkzeugköfferchen voll

00:05:45: beschreibst Prozesse, Schnittstellen, Struktur.

00:05:47: Das klingt ja nach wirklich einem Managementproblem letztendlich.

00:05:53: Traust du dir das denn tatsächlich zu?

00:05:59: Auf den Punkt gebracht Ja!

00:06:00: Denn die gute Nachricht ich bin ja nicht allein damit Wir haben in der Stadtverwaltung führe ich ja nicht dreihundertvierzig mitarbeitende ganz persönlich im täglichen Tun von A bis Z, sondern es gibt eine ganze Menge Bereichsleiter.

00:06:18: Heißen Sie nicht?

00:06:18: Wie heißen die denn?

00:06:23: Müssen wir gleich mal rausschneiden.

00:06:28: Die heißen wie Dezanas.

00:06:30: Fachbereichsleite heißen sie.

00:06:32: Danke!

00:06:34: In der Stadtspringe gibt es ja vier Fachbereisleitungen, die eben für unterschiedliche Kompetenzbereiche in der Stadtverwaltung zuständig sind, die den Bereich auch schon länger kennen als ich dann ... wenn ich dort starte und die einfach ganz wichtige Sparringspartner sind.

00:06:50: Und am besten kennen tatsächlich diese Prozesse immer die Menschen, die daran arbeiten.

00:06:56: also was ich erlebt habe schon sehr viel.

00:06:59: und die Stadtspringe hat sich auch eine Beratungsfirma genommen um den Haushalt zu untersuchen und zu gucken wo können wir gut sparen?

00:07:07: Wo können wir mehr einnehmen?

00:07:10: Meine feste Überzeugung Auch aus der Erfahrung, aus der Sparkasse Beratungsfirmen bringen tolle Impulse mit.

00:07:16: Ja, aber die meisten davon sind eigentlich im Unternehmen vorher auch schon vorhanden bei den Leuten, die mit den Themen zusammenarbeiten.

00:07:23: In meiner Erfahrung nach ist es meistens kein Erkenntnisproblem, woran es Hab hat, sondern es geht darum, es umzusetzen und eine Lösung für das Problem zu finden.

00:07:34: Und dieses Problem nicht einfach hinzunehmen in Sinne von ... Das hat uns immer schon im Weg gestanden Arbeit wert zu sagen, ich räume die Hürden aus dem Weg und sorge dafür, dass die Arbeit ordentlich gemacht werden kann.

00:07:51: Also im Grunde sagst du das, dass du nicht alles selber machen musst aber letztendlich trägst du ja als Bürgermeisterin die Verantwortung.

00:08:05: wie passt das denn zusammen?

00:08:08: Ach das kennen wir ja aus der Familie.

00:08:10: um mal das Beispiel zu bemühen Da sind die Eltern auch dafür verantwortlich, dass am Ende der Laden läuft und das alles funktioniert.

00:08:17: Deshalb müssen sie nicht jedes Mal selbst die Spülmaschine ausräumen.

00:08:20: Und am Ende trotzdem gucken, dass genug saubere Teller und Tassen im Schrank stehen.

00:08:25: Also mein Verständnis als Führung einer Verwaltung ist, dafür zu sorgen, dass jeder weiß was seine Aufgabe ist damit wir eine leistungsfähige Stadtverwaltung nach außen sind und welchen Teil jeder einzelne Person beiträgt, genau das zu erreichen.

00:08:42: Und dafür ist es besonders wichtig dass man eben nicht in jedem Detail auch tatsächlich drin steckt sondern von etwas mehr Abstand mit etwas mehr Blick auf das ganze Drach rauf schaut denn wer am Ende alles selber machen will verzettelt sich und macht am ende nichts richtig.

00:08:58: und deshalb finde ich's als Führungskraft der Verwaltung wichtig eine klare Strategie zu haben.

00:09:04: Das können Serviceziele sein, das können Transparenzvorgaben sein aber klare Ziele zu setzen die dafür sorgen dass jede einzelne Person im Rathaus ihren Job vernünftig machen kann und dass das Vertrauen da ist mich auf Dinge hinzuweisen die nicht gut laufen.

00:09:21: es braucht definitiv ne Vertrauenskultur die dafür sorgt dass wir Probleme im Kleinen erkennen und ganz rechtzeitig lösen.

00:09:30: Nun ja, was auch immer da dampft, das sprechen wir jetzt nicht aus.

00:09:34: Du hattest eben gesagt, dass du letztendlich dafür sorgst, dass es funktioniert.

00:09:41: Lass uns das mal konkret machen!

00:09:42: Was würdest du als Bürgermeisterin denn tatsächlich anders machen?

00:09:49: Dafür müsste ich mich mit Christian Speringfeld einmal über den detaillierten Ablauf seines Tages, seines Monats und seines Jahres unterhalten.

00:09:57: Ich habe mir auf jeden Fall einen Plan gemacht, was mache ich wenn ich im Rathaus beginne?

00:10:01: Ich verschaffe mir erst mal einen Überblick.

00:10:02: Das heißt, ich wäre in jedem Team auf jeden Fall erstmal den halben Tag dabei um konkreten Eindruck von dem zu bekommen was da passiert.

00:10:11: Du hast vorhin am Anfang gesagt wir hören manchmal in der Verwaltung läuft nichts und jeder von uns hat eine Erfahrung damit wie wir mit der Verwaltung zusammenarbeiten.

00:10:21: Und auch bei mir gibt es da Eindrücke und mich interessiert, zutiefst festzustellen was liegt dort auf dem Schreibtisch damit im Moment für bestimmte Prozesse bei mir der Eindruck entsteht, der da entsteht?

00:10:31: Irgendwas wird da auf dem schreibtisch liegen um das zu entdecken.

00:10:35: Das werde ich auf jeden Fall als erstes angehen.

00:10:38: Und natürlich mit den Menschen die dort arbeiten reden und richtig gut zuhören Was die Arbeit ausmacht wo sie gut läuft Wo sie nicht gut läuft Und dann ganz klare Prioritäten setzen, wenn es Dinge zu tun gibt.

00:10:55: Themen die ganz klaren Zuständigkeiten haben keine großen Schnittstellen.

00:11:00: Da wird das Meister einfach richtig gut laufen.

00:11:02: der Prozess kommt an und wird abgearbeitet.

00:11:05: Das erleben wir alle, wenn wir unseren Personalausweis beantragen.

00:11:08: Das klappt rucki zucki da gibt's gar keine große Diskussion das klappt super weiter machen großartig.

00:11:15: Und vielleicht gibt es trotzdem auch da Prozesse, die nicht gut laufen und um die geht es.

00:11:18: Nicht zu sagen wer macht da was falsch sondern... Was müssen wir anders machen damit die Mitarbeitenden denn auch diese Jobs genauso reibungslos wie das Thema Personalausweis beantragung erledigen können?

00:11:31: Und dann gibt's welche.

00:11:32: da müssen Leute zusammenarbeiten und da müssen wir darauf gucken was schluckt eigentlich da?

00:11:35: die meisten Kapazitäten?

00:11:37: Denn von einer Überlastung in der Stadtverwaltung hören wir von außen auch immer Es fehlt an Personal.

00:11:44: Das Personal, was da ist müssen wir deshalb schonen um da auch eine Überlastung zu vermeiden.

00:11:51: Und dann ist es mein Job zu organisieren diese Hürden abzubauen und freie Ressourcen zu schaffen so dass das alles reibungsloser klappt.

00:12:01: Was ganz sicher auch noch in den nächsten Jahren großes Thema sein wird ist das Thema Digitalisierung.

00:12:08: Digitalisierung muss zwingend mehr Einzug erhalten in die Stadtverwaltung und insgesamt in alle Stadt Verwaltungen.

00:12:15: Da gibt es verschiedene Initiativen, die sich da regen und erstaunlich viele Doppelentwicklungen in verschiedenen Kommunen ohne dass sie miteinander reden haben.

00:12:24: Viele darauf los entwickelt.

00:12:26: Ich glaube, da wird mir wahrscheinlich ein bisschen schwindelig werden, wenn ich anfange mich reinzuarbeiten.

00:12:30: Aber auch die Mitarbeiter, die das bearbeiten, kennen bestimmt noch drei Leute in anderen Kommunen und wissen vielleicht schon besser, wo kann es auf die nächsten Schritte gehen?

00:12:42: Und insofern die Zusammenarbeit innerhalb der Stadtverwaltung so stärken, dass wir uns als hilfreiche und stützende Verwaltung intern wahrnehmen, dass die Leute, die arbeiten, gerne ihre Rolle spielen in der leistungsstarken Stadtverwaltung gegenüber der Öffentlichkeit und auch gegenüber der Politik, denn dieses Geschimpfe was da im Moment manches mal stattfindet findet das mag niemand gerne.

00:13:05: Und das möchte ich als Bürgermeisterin auch nicht gern über meine Verwaltung hören.

00:13:08: am Ende wollte es aber auch die Mitarbeitenden so nicht hören.

00:13:12: Das ist richtig!

00:13:13: Ich meine dass was du jetzt angesprochen hast klingt alles sehr vernünftig als Bürgerreinversätze in die Stadtverwaltung, dann kann ich mir vorstellen dass nicht jeder direkt begeistert ist wenn da jemand Neues kommt und Strukturen verändern will.

00:13:34: Was machst du denn wenn es zum Beispiel Widerstand gibt?

00:13:39: Also Skepsis bei Veränderung gehört dazu.

00:13:43: Ich verspreche auf jeden Fall ich tue nicht so als ob ich etwas besser weiß als die Menschen die diese Jobs schon ewig machen.

00:13:49: Ich komme also nicht um die Ecke und sage, ich habe hier schon fünfzehnfertige Rezepte aus der Sparkasse.

00:13:53: Die machen wir ab sofort in einer Stadtspringe auch

00:13:54: so.".

00:13:56: Das würde ich mir niemals anmaßen.

00:13:58: D.h.,

00:13:58: ich versuche durch das Mitnehmen der Menschen... d.h.

00:14:03: es gibt diesen schönen Spruch Betroffene zu Beteiligten machen dafür zu sorgen dass man diese Veränderung selbst mitgestalten kann.

00:14:11: Und ja!

00:14:12: Es wird immer Menschen geben, die bei auch viel gutem Zureden Schwierigkeiten damit haben.

00:14:21: Und das gehört dazu und deshalb sollte man sich bei Veränderungen nicht davon abhalten lassen, diese tatsächlich durchzuziehen weiterhin offen hinzuhören.

00:14:28: denn gerade die Skeptiker bringen häufig ganz wichtige Impulse dafür mit dass am Ende eine Veränderung richtig gut gelingt.

00:14:36: Wenn es so läuft wie ich mir das vorstelle klappt das am ende ganz gut und wenn eine veränderung nötig ist hilft's am Ende gar nichts.

00:14:44: wenn zwei leute dagegen sind und hundert dafür machen wir es natürlich trotzdem.

00:14:49: Und dann geht das auch eine Entscheidung, die sinnvoll ist als Bürgermeisterin umzusetzen.

00:14:53: alle mitnehmen aber wer stehen bleiben will bleibt dann einfach nochmal drei Wochen stehen.

00:14:59: Peter wir haben jetzt viel gehört über Prozesse über zuhören und entscheiden.

00:15:03: wenn du es in einem Satz zusammenfassen müsstest was wäre für dich gute Führung in der Verwaltung?

00:15:10: Also gute Verwaltungen sind in jedem Fall kein Zufall Sondern das Ergebnis davon, dass es Menschen gibt.

00:15:16: Die sagen wo sind Hürden?

00:15:18: Wo liegen Probleme?

00:15:19: und dass es die Menschen gibt, die bereit sind anzupacken diese Hürde aus dem Weg zu räumen damit am Ende alles rund läuft.

00:15:29: Was würdet ihr euch denn wünschen wenn Petra Bürgermeisterin ist?

00:15:33: was sollte in der Verwaltung besser laufen?

00:15:35: schreibt doch gerne in die Kommentare unter dem Podcast Petra.

00:15:40: ich fand es war eine schöne Ergänzung Verwaltungsfolge relativ am Anfang dieser Podcast-Serie.

00:15:49: Und auf jeden Fall ein spannendes Thema, schön dass wir darüber gesprochen haben.

00:15:52: Das finde ich ja auch.

00:15:53: mal gucken ob sich das Thema an anderer Stelle nochmal wiederfindet.

00:15:55: aber vielen Dank fürs Gespräch!

00:15:57: Das war heute spannend.

00:15:58: Ich danke dir,

00:15:59: mach's gut.

00:15:59: Tschüss

00:16:11: Für Fragen oder Anregungen, schreibt uns einen Kommentar.

00:16:15: Oder

00:16:15: eine E-Mail an kaffeepedra-capt.de.

00:16:21: Das war ein Podcast von und mit Petra Keck, eurer Bürgermeisterkandidatin.

00:16:27: Post Felix

00:16:28: Berndt Produktion Cedric Moschkeet und Franziska Kiebel.

00:16:34: Wir verabschieden uns bis zum nächsten Mal auf einen neuen Kaffee.